ordbøkene.no
SøkRåd om godt språkarbeid
Korleis kan offentlege organ oppfylle krava i språklova?
Korleis kan offentlege organ oppfylle krava i språklova?
Dei åtte tilrådingane nedanfor er baserte på samtalar med verksemder som har lykkast i språkarbeidet. Ved å følge tilrådingane (mønsterpraksisen) legg de grunnlaget for å oppfylle krava i språklova.
Tilrådingane her gjeld for alt språkarbeid. I tillegg finn de sjekklister for nokre av områda som språklova dekker: nynorsk, klart og korrekt språk, norsk teiknspråk, norsk fagspråk og terminologi og språkteknologi på norsk.
Lynkurs: mønsterpraksis for språkarbeid
Språkarbeid og endring av skrivekultur kan gje stor gevinst. Men slikt arbeid kan verke overveldande. Kvar skal de byrje?
Det første de bør gjere, er å få oversikt over kva språkarbeid de allereie gjer. Neste steg er å legge ein plan for arbeidet vidare.
Bruk tilrådingane og sjekklistene til å kartlegge status
På kva område jobbar de godt allereie? Kva står att? Tilrådingane og dei fem sjekklistene hjelper dykk med å få oversikt over kva de bør gripe tak i, og korleis de kan prioritere i tida framover. De kan bruke tilrådingane som oppslagsverk, eller de kan gå gjennom alt og krysse av for dei tilrådingane de følger allereie. Da får de kartlagt kva som er status for språkarbeidet akkurat nå. Kanskje kan gjennomgangen vere ei nullpunktsmåling som gjer at de lettare kan sjå gevinstar av arbeidet etter kvart?
Vel tiltak som passar for dykk
Vi tilrår å starte språkarbeidet der det passar for dykk. Gjennom samtalar med 20 verksemder som har fått resultat av språkarbeidet, har vi funne ut at det er avgjerande å finne arbeidsmåtar og tiltak som passar organisasjonen. Tilrådingane og sjekklistene ligg derfor på eit overordna nivå og er ei oppsummering av det som kjenneteiknar alle dei som lykkast i språkarbeidet. Men alle jobbar ikkje heilt likt, så tilrådingane gjev rom for å finne eigne løysingar. La dykk inspirere av eksempla, og bruk dei gjerne som mal for eige arbeid.
Språkarbeid tek tid. Vel ut noko å starte med. Ønsker de for eksempel å starte med nynorskarbeidet, er det lurt å bruke sjekklista for nynorsk som eit utgangspunkt. Jobbar de på denne måten, vil de få resultat.
Korleis kan de vite om de oppfyller krava i språklova?
Mønsterpraksisen viser korleis de kan legge til rette for eit systematisk og godt språkarbeid. Følger de desse tilrådingane og bruker sjekklistene systematisk, kjem de truleg til å oppfylle krava i lova etter kvart. Språklova inneheld ikkje så mange detaljkrav. Eit godt språkarbeid dreier seg mykje om å etablere gode system som aukar sjansen for å lykkast over tid. Derfor ligg tilrådingane nettopp på systemnivå, og språkarbeidet bør vere eit leiaransvar. Meir om sjølve krava i språklova finn de andre stader på språklov.no.
Per nå inneheld mønsterpraksisen sjekklister for desse temaa:
nynorsk
klart og korrekt språk
norsk teiknspråk
norsk fagspråk og terminologi
språkteknologi på norsk
Spør gjerne om hjelp
Hugs også at de kan kontakte nokon dersom ting går trått! Ei av tilrådingane er nettopp å dele erfaringar og få tips om vidare arbeid. Språkrådet gjev gjerne rettleiing.
Når leiinga er involvert, får språkarbeidet ofte meir merksemd, tid og ressursar. Det aukar òg sjansen for at språkarbeidet blir ein naturleg del av alle prosessar og er med å skape verdi for heile organisasjonen.
Språkarbeidet kan forankrast i leiinga ved at
Da Høgskulen på Vestlandet blei oppretta, var språk ein viktig del av arbeidet. Styret vedtok tidleg språkpolitiske retningslinjer og prioriterte å opprette eit eige språkutval med eigne ressursar.
Utvalet har ansvar for å lage konkrete og overordna språkmål. Eit overordna mål er for eksempel at høgskolen skal ha ein tydeleg nynorsk profil, medan eit konkret mål er å sørge for opplæringskurs i språk.
Ei sterk forankring av språkarbeidet i leiinga bidreg til å gje kraft og motivasjon i språkarbeidet i heile høgskolen.
Les meir om språkutvalet på nettsidene til Høgskulen på Vestlandet
Toppsjefen i Nav skreiv eit debattinnlegg i Aftenposten der han trekte fram klarspråk som eit av dei fem viktigaste tiltaka for å gjere Nav betre.
Direktøren er òg fast gjest i podkasten På godt navsk, der han diskuterer med medarbeidarar og eksterne gjester kvifor enkelt og forståeleg språk er viktig for Nav.
Når toppsjefen peikar spesifikt på klarspråk, opplever dei tilsette at klarspråk er eit tydeleg satsingsområde. Engasjementet frå direktøren gav språkarbeidet i Nav eit løft. Fleire har blitt engasjerte, og det har blitt lettare å gjennomføre språktiltak.
Dersom «alle» har ansvar, har ingen ansvar. Dei som lykkast med språkarbeid, plasserer ansvaret hos nokon som har språkkompetanse og mandat til å drive arbeidet framover.
Ansvaret kan plasserast og organiserast på ulike måtar:
Den som skal drive arbeidet framover, må ha kompetanse, tid og ressursar nok til å kunne utføre oppgåva.
Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune fekk så gode resultat av klarspråksprosjektet sitt at dei ønskte å gjere arbeidet permanent. Dermed tilsette dei ein fagansvarleg for klarspråk i 100 % stilling.
Den fagansvarlege har språkvitskapeleg utdanning og fungerer som ein intern språkkonsulent. Ho deler språktips og rettleier medarbeidarar og leiarar i skrivearbeidet. Ho arrangerer også kurs saman med HR-avdelinga, kvalitetssikrar tekstar og gjennomfører skriveverkstader der dei blant anna reviderer malar. Målet er å skape ein felles kultur for å tenke på mottakarane i all skriving.
Slik fekk dei ført vidare det gode arbeidet frå klarspråksprosjektet, som gav dei klarspråksprisen for 2017.
Les meir om Plan- og bygningsetatens klarspråksarbeid på nettsidene til Oslo kommune
Da Arbeidstilsynet såg korleis klart språk kan bidra til at fleire verksemder forstår korleis dei kan jobbe for eit godt arbeidsmiljø, oppretta dei ei gruppe som har ansvar for å drive klarspråksarbeidet i organisasjonen framover.
Klarspråksgruppa består av ein leiar for klarspråkssatsinga i Arbeidstilsynet og to andre kommunikatørar med språkkompetanse. Saman med fagfolk i avdelingane jobbar dei med språket i tekstar og digitale løysingar slik at tekstane skal bli enkle å forstå og bruke.
Klarspråksgruppa gjev òg skrivehjelp og held kurs og skriveverkstader. Ei viktig oppgåve har vore å samarbeide med fagfolk om klart språk i tilsyns- og vedtaksmalar – på nynorsk og bokmål.
Slik utgjer klarspråksgruppa ei viktig brikke i Arbeidstilsynets samfunnsoppdrag: å bidra til at verksemdene forstår og følger arbeidsmiljøregelverket.
Lytt til podkasten Språksnakk der Arbeidstilsynet fortel om klarspråksarbeidet
Språkarbeidet skal ikkje vere noko som kjem i tillegg til alt anna, det skal vere eit middel for å heve kvaliteten på det de allereie jobbar med. Derfor må språkarbeidet koplast til rutinar, prosessar og arbeidsoppgåver og vere ein del av det faste arbeidet.
Språkarbeidet kan for eksempel koplast til prosessane og arbeidsoppgåvene til organisasjonen ved at
Da skatteetaten skulle organisere språkarbeidet sitt, ønskte dei å sjå språk i samanheng med andre fagområde som påverkar brukaropplevinga, slik som universell utforming, brukskvalitet/UX, kommunikasjon, interaksjon og design.
Det var ein av grunnane til at dei etablerte eigne fagmiljø for brukskvalitet, brukarinnsikt og språk. Dei etablerte òg eit eige nettverk for brukaroppleving, der språk er eitt av fleire spor. Nettverket spelar ei sentral rolle i kvalitetssikringa og vidareutviklinga av nettsida Språk, design og utvikling i skatteetaten. Her er det god hjelp å få for alle i skatteetaten som skal produsere innhald eller utvikle tenester! Når fleire fagmiljø samarbeider, held innhaldet høg fagleg kvalitet, det er godt forankra, og det blir brukt dagleg i dei ulike fagmiljøa.
På denne måten sørger skatteetaten for at språkarbeidet inngår i arbeidet med dei gode brukaropplevingane.
Lotteri- og stiftelsestilsynet har erfart at dei får betre tekstar av å skrive på nynorsk heilt frå starten, i staden for å skrive på bokmål og omsette til nynorsk til slutt.
Derfor byrjar dei ofte å skrive tekstar på nynorsk – også i enkelte tilfelle der teksten til slutt skal vere på bokmål.
Da Statens pensjonskasse skulle kommunisere pensjonsreforma til sine éin million medlemmer, var det viktig å formidle innhaldet slik at alle forstod kva endringane innebar. For å gjere noko vanskeleg – pensjon – mogeleg å forstå brukte dei både teiknspråk og klarspråk for å lage ei løysing som alle kunne bruke. Sidan dei la om nettsida i same periode, blei teiknspråk om pensjonsreforma ein del av løysinga. Erfaringane med å forenkle blei tekne med inn i alt informasjonsarbeid.
Arbeidet bidrog til at Statens pensjonskasse vann Tilgjengelighetsprisen i 2011, og det blei eit eksempel på korleis informasjon på teiknspråk kan vere nyttig for alle. Etter at den nye nettstaden blei lansert – med delar av innhaldet på teiknspråk – gjekk talet på manuelle førespurnader ned og sjølvbeteninga på nett opp. Det var eit tydeleg teikn på at brukarane fann det dei trong, i større grad enn før.
Statens pensjonskasse erfarte at det ikkje treng å vere komplisert eller dyrt å produsere innhald på teiknspråk. Den viktigaste erfaringa var likevel at det som er viktig for nokon, kan vere bra for alle.
Verktøy og språkressursar gjer skrivearbeidet enklare for den som skriv, og tekstane betre for den som skal lese.
Språkressursane kan for eksempel vere
Da Arbeidstilsynet skulle lage sin eigen språkprofil, gjorde dei eit grundig forarbeid. Samtidig som dei henta inspirasjon frå språkprofilane til andre, brukte dei erfaringar frå arbeid og samarbeid om eigne tekstar og tekstmalar, blant anna i skriveverkstader. Det brukte dei som grunnlag for ein språkprofil som var spesialtilpassa Arbeidstilsynet.
Utkastet til språkprofil blei utgangspunkt for skreddarsydde og obligatoriske skrivekurs for heile organisasjonen. På den måten blei språkprofilen testa grundig på målgruppa, samtidig som alle tilsette blei kjende med dei ti retningslinjene for klart språk i Arbeidstilsynet.
Det systematiske arbeidet førte til at Arbeidstilsynet i 2021 vann klarspråksprisen for staten.
Om Arbeidstilsynets klarspråksarbeid og språkprofil på nynorsk og bokmål
Da kommunane Stavanger, Finnøy og Rennesøy skulle bli til éin kommune, kom spørsmålet om bokmål eller nynorsk tidleg opp. Etter ei grundig utgreiing og fleire rundar med politisk behandling kom dei fram til at nye Stavanger kommune skal vere språknøytral. Det betyr at dei tilsette fritt kan velje om dei vil bruke bokmål eller nynorsk. Innbyggarane skal så langt som mogeleg få svar på sitt eige skriftspråk, og kommunen skal jobbe for meir bruk av nynorsk.
For å gjere det enkelt å bruke nynorsk i alt frå vedtak til e-postar valde kommunen å gje alle tilsette tilgang til eit omsettingsverktøy. Omsettingsverktøyet gjer det mogeleg for både medarbeidarar og leiarar å produsere større mengder tekst på god nynorsk.
Slik legg Stavanger kommune til rette for at innbyggarane får tekstar på nynorsk når dei ønsker det, og kommunen bidreg til å gjere nynorsken meir synleg i den nye kommunen.
Sett språk på dagsordenen! Dei som lykkast med språkarbeid, legg vekt på tiltak som involverer medarbeidarar og leiarar. Det er mange tiltak å velje i, og de må finne tiltaka som passar hos dykk.
Eksempel på tiltak som mange har hatt nytte av:
Tiltaka bør innehalde gode eksempel og vise korleis vi kan lære av dei, dei bør ikkje primært dreie seg om å påpeike feil. Målet er å skape ein skrivekultur der det er trygt å gje og få tilbakemelding.
Lotteri- og stiftelsestilsynet har fleire ulike språktiltak, og eit av dei viktigaste tiltaka er den årlege språkdagen, der dei tilsette møter opp for å få påfyll av kunnskap og motivasjon.
I løpet av dagen deler dei blant anna ut ein språkpris til nokon internt som har utmerkt seg for språkarbeid, og dei får eksterne språkekspertar på besøk. Dei eksterne aktørane gjev ris og ros til tekstane til Lotteri- og stiftelsestilsynet, kjem med konstruktive tilbakemeldingar og gjev tilrådingar om vegen vidare.
Denne dagen har saman med andre språktiltak inspirert fleire til å bli «språkambassadørar» i avdelingane sine.
Om du ruslar forbi Huseby barneskole – AC Møller tegnspråksenter, vil du sjå «Velkommen» på mange ulike språk skrive på vindauga. Går du inn i bygget, blir du møtt med «Velkommen» på teiknspråk på ein skjerm òg. I tillegg kan du sjå kunstverk som viser teiknspråkpoesi.
Slik får barneskolen vist fram teiknspråk som ein naturleg del av språkmangfaldet. Det har ført til at også mange høyrande elevar har lært seg mykje teiknspråk.
Sjå musikkvideo om Huseby barneskole der teiknspråk blir brukt som ein naturleg del
Da klarspråksarbeidet i Miljødirektoratet var godt i gang, hadde mange av dei tilsette delteke på skrivekurs og skriveverkstader og fått mykje kunnskap om klart og godt språk. Medarbeidarar og leiarar ønskte likevel meir opplæring, men kunne det forsvarast å prioritere språkopplæring framfor andre gjeremål?
Løysinga blei å tilby digitale timeskurs med akkurat dei spissa temaa som dei tilsette ønskte seg: lynkurs i rettskriving og teiknsetting, for eksempel, eller ein times kurs i kunsten å skrive kortare. Kursa var frivillige, og deltakarane kom frå heile organisasjonen.
Slik la Miljødirektoratet til rette for relevant og effektiv språkopplæring i ein travel arbeidskvardag.
Kunsthøgskolen i Oslo ønskte å bygge ned terskelen for å bruke nynorsk i kommunikasjonen med studentar og tilsette. Derfor blei eit viktig tiltak å bruke nynorsk jamleg i kampanjar, sosiale medium og studentinformasjon.
For å få til dette trong dei meir nynorskkompetanse i kommunikasjonsavdelinga. Løysinga blei å stille krav om svært god skriftleg formuleringsevne på både bokmål og nynorsk når dei skulle tilsette nye kommunikatørar. Det har vist seg å vere effektivt!
Språkarbeidet kan gje store gevinstar for organisasjonen, og gode resultat kan motivere til vidare arbeid. Kva resultat og effektar kan det vere viktig for dykk å følge med på? Kva treng leiinga for å følge opp arbeidet, og kva motiverer medarbeidarane til vidare innsats?
Det varierer frå organisasjon til organisasjon kva som er relevant å følge med på. De kan for eksempel følge med på
Da Klima- og miljødepartementet ville forbetre nynorskferdigheitene til dei tilsette, starta dei ein nynorskkampanje. Startskotet gjekk ved at alle tilsette blei oppmoda om å ta ein nynorsktest. Statsråden, som hadde nynorsk som hovudmål, tok sjølv testen og delte testresultata sine for å motivere til felles innsats.
Blant tiltaka i satsinga var at alle tilsette blei oppmoda om å ta Språkrådets nynorskkurs. Det blei òg sendt ut ei rekke e-postar med gode skrivetips. Kampanjen blei lagd ut på intranett. Medarbeidarane blei oppmoda om å velje nynorsk som hovudspråk i Office og laste ned Nynorskordboka på mobilen. Denne første månaden fekk ein medarbeidar pris for den beste nynorskteksten. Vinnaren fekk ei gul t-skjorte med design inspirert av Nynorsk ordliste.
Det viste seg at mange bokmålsbrukarar kunne skrive god nynorsk, berre dei fekk litt rettleiing i starten. I tillegg heva kampanjen kompetansen til dei som ikkje hadde særleg erfaring med nynorsk frå før av. Resultatet var enda fleire tekstar på nynorsk og, ikkje minst, eit stort språkleg engasjement i departementet.
Da Miljødirektoratet sette i gang med å kvalitetssikre og omstrukturere malane for vedtak, var målet at vedtaka skulle kommunisere godt med mottakarane. Samtidig ønskte direktoratet at malane skulle vere enkle å bruke internt. Dei sette vedtaket først, laga standardtekstar og flytta omfattande bakgrunnsinformasjon til eigne vedlegg.
Resultatet blei ikkje berre ei betre lesaroppleving for målgruppa, men også ein meir effektiv prosess internt. Saksbehandlarar sparte tid i skriveprosessen, og leiarane brukte kortare tid på å godkjenne vedtak fordi malane hadde blitt kortare og meir oversiktlege etter revideringa.
Slik har Miljødirektoratet sett klare effektar av å kvalitetssikre språk og innhald i malane – og brukt effektane til å motivere medarbeidarane til vidare språkarbeid.
Kvifor skal alle finne opp hjulet på nytt? Dersom offentlege verksemder samarbeider og gjenbruker, blir språkarbeidet meir effektivt. Det kjem òg samfunnet til gode.
De kan for eksempel finne ut meir om desse temaa:
Under pandemien fekk Brønnøysundregistera i fleire rundar oppgåver som gjaldt kompensasjonsordninga. Dei gjorde grundig arbeid med informasjonsforvaltninga og omgrepa, og dermed kunne dei raskt få på plass nye løysingar på kort tid – fordi dei visste nøyaktig kva byggeklossar dei hadde, og korleis dei hang saman.
Brønnøysundregistera såg veldig tydeleg kor verdifullt det var å ha god kontroll på dataa og omgrepa sine, og korleis det kunne spare dei for oppstartskostnader i etterfølgande oppgåver – eller gjere andre oppgåver enklare å planlegge.
Når dei deler omgrep frå ferdige prosjekt gjennom Felles datakatalog, legg dei til rette for at andre offentlege verksemder ikkje treng å starte på null – og for at tenestene «snakkar» godt saman på tvers i forvaltninga.