SøkPersonvernerklæring
Språkrådet skal behandle personopplysninger i tråd med personopplysningsloven og EUs forordning for personvern (GDPR).
Språkrådet skal behandle personopplysninger i tråd med personopplysningsloven og EUs forordning for personvern (GDPR).
Personvernreglene skal beskytte borgerne mot krenking av personvernet når personopplysninger behandles. I denne personvernerklæringen kan du lese om hvilke personopplysninger Språkrådet er behandlingsansvarlig for.
Formålet med bruk av personopplysninger skal være klart definert slik at det ikke er tvil om hva opplysningene skal brukes til. Personopplysninger skal slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innhentet for.
Du kan kontakte Språkrådets personvernombud hvis du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller om du trenger hjelp til å utøve rettighetene dine etter personvernregelverket overfor Språkrådet. Personvernombudet har taushetsplikt.
Personvernombudet, Pål Rosseland Tvedt, kan kontaktes på e-post: personvern@sprakradet.no.
Språkrådet er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og hvilke virkemidler som skal benyttes. Behandling vil her si enhver bruk av personopplysninger, også bruk som er automatisert. I det følgende kan du lese mer om behandlingen av de personopplysningene Språkrådet er behandlingsansvarlig for.
Språkrådet behandler i hovedsak personopplysninger når:
Vi kan også motta personopplysninger når:
Språkrådet bruker eksterne leverandører innen ulike områder, blant annet til drift og vedlikehold av IT-tjenester og til arkivtjenester. Språkrådet har databehandleravtaler med eksterne leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne. Disse avtalene sikrer at behandling av personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovgivning.
Det lagres ingen personopplysninger på Språkrådets nettsted.
Påmelding til arrangementer på språkrådet.no skjer som oftest gjennom løsning levert av tredjepart. Språkrådet benytter som regel Questback til dette. Ved påmeldingen ber Språkrådet om navn, kontaktinformasjon og arbeidssted, det kan også være mulig å registrere opplysninger om særskilte behov. Formålet med opplysningene er å gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementer og utarbeide deltakerlister. Språkrådet har databehandleravtale med Questback.
Opplysningene kan hentes ut i Excel og lagres i Språkrådets skytjeneste (Teams) til bruk under administreringen av arrangementet. Opplysningene slettes i etterkant av arrangementet.
Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater Språkrådet å behandle opplysninger som er nødvendige for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å gjennomføre arrangementer på en god måte.
Språkrådet bruker informasjonskapsler på språkrådet.no. Noen av dem er nødvendige for at ulike tjenester på nettstedet skal fungere.
Språkrådet bruker Google Analytics (GA4) for å måle besøksstatistikk på språkrådet.no. Denne tjenesten benytter også informasjonskapsler. Dette gir oss informasjon for å kunne analysere hvordan nettstedet brukes. Informasjonen blir behandlet på grunnlag av Googles retningslinjer for personvern.
Språkrådet innhenter samtykker til bruk av informasjonskapsler gjennom avkrysning på språkrådet.no, løsningen er levert av Cookiebot. Nettbrukerne kan avvise eller tillate lagring av informasjonskapsler til bruk i statistikk (GA4 som beskrevet over) og/eller markedsføring. Språkrådet driver ikke markedsføring på sine nettsider, men sidene inneholder innebygde visninger av videoer fra YouTube og Vimeo. Slike visninger kan kreve samtykke for markedsføring for å fungere.
Språkrådets nettsider er forvaltet og driftet av Grensesnitt. Språkrådet har databehandleravtale med Grensesnitt.
Behandling av personopplysninger i forbindelse med Språkrådets saksbehandling
Når Språkrådet har saker til behandling, behandles kontaktinformasjon og eventuelt andre personopplysninger som er nødvendige for å ivareta virksomhetens oppgaver. Språkrådet behandler personopplysninger for å løse lovpålagte oppgaver etter blant annet språkloven, lov om stadnamn, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven.
Dersom saksbehandlingen avdekker særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.
Språkrådet har plikt til å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. Korrespondanse i forbindelse med saksbehandling blir journalført. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles E-innsyn. E-innsyn er en åpen, offentlig søketjeneste der alle kan søke og bestille innsyn i dokumenter. Hovedregelen etter offentlighetsloven § 3 er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige, med mindre dokumentene kan unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt. Som hovedregel har partene i en sak innsynsrett i sakens dokumenter etter forvaltningsloven §§ 18 flg.
Språkrådet har arkivplikt etter arkivloven § 6. Dette innebærer blant annet at saksdokumenter lagres i et arkiv på ubestemt tid.
Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som kommer frem av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Språkrådet i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ med hjemmel i forvaltningsloven § 17. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner i arkivet for beskyttelsesverdig informasjon, som for eksempel sensitive personopplysninger.
Behandlingsgrunnlaget fremgår av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, og behandling er nødvendig for å etterleve Språkrådets rettslige forpliktelser. I tilfeller hvor behandlingen omfatter særlige kategorier personopplysninger, er det rettslige grunnlaget i tillegg artikkel 9 nr. 2 bokstav g.
Språkrådet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet.
Relevante opplysninger som kommer frem av telefonsamtaler og e-postkorrespondanse som er del av saksbehandlingen, blir journalført i Språkrådets arkiv. Disse opplysningene behandles som beskrevet over.
Det gjøres oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og du oppfordres derfor til å ikke sende sensitive personopplysninger via e-post.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i e-poster er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater Språkrådet å behandle opplysninger som er nødvendige for utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 57 og 58 og forvaltningsloven § 17. Dersom din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.
Alle utgående og inngående e-poster går gjennom spamfiltre for virus og skadevare for å sikre konfidensialiteten og tilgjengeligheten i Språkrådets systemer som behandler personopplysninger.
Språkrådet har telefoniavtale med Phonero. Alle direktesamtaler med Språkrådets ansatte via deres tjenestetelefoner omfattes av denne avtalen. Språkrådet har databehandleravtale med Phonero.
Telefonsamtaler til hovednummeret til Språkrådet går til Nasjonalbibliotekets instans av Telia Sentralbord. Språkrådet har databehandleravtale med Nasjonalbiblioteket. Viderekobling til denne instansen håndteres og reguleres av en avtale mellom Språkrådet og Kunnskapssektorens tjenesteleverandør (Sikt). Språkrådet har databehandleravtale med Sikt.
Ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringeren kan identifiseres.
Behandlingsgrunnlaget for å lagre telefonlogg er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater å behandle opplysninger som er nødvendige for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov for presiseringer eller ytterligere informasjonsutveksling.
Språkrådet sender ut nyhetsbrev via e-post. De som ønsker å abonnere, må registrere seg med navn, e-post og eventuelt informasjon om arbeidsplass/virksomhet via et påmeldingsskjema. E-postadressen lagres i en ekstern database, deles ikke med andre og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. E-postadressen slettes også dersom Språkrådet får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan melde deg av ved å trykke på lenken for dette i nyhetsbrevet eller ved å kontakte post@sprakradet.no.
Dersom du har svart ja til at Språkrådet kan sende deg annen informasjon i forbindelse med at du har tegnet abonnement på et nyhetsbrev, blir opplysningene lagret hos samme eksterne leverandør. Du kan når som helst be om å bli slettet fra listen ved å kontakte post@sprakradet.no.
Språkrådet har databehandleravtale med leverandøren Mailmojo.
Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet. At du trekker ditt samtykke, påvirker ikke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.
Språkrådet benytter vanligvis bistand fra en ekstern tredjepart for å utforme spørreundersøkelser med det formål å sende ut og/eller innhente informasjon. Undersøkelser og andre virkemidler som benyttes til å innhente data, er opprettet av Språkrådet. Språkrådet sørger for at innsamlingen og behandlingen av eventuelle personopplysninger er i samsvar med gjeldende personvernlovgiving.
Søker du jobb i Språkrådet, er det behov for å behandle personopplysninger om deg for å kunne vurdere søknaden. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir i tilsendte dokumenter, blant annet i søknad, CV, vitnemål og attester. I noen tilfeller benytter Språkrådet et rekrutteringsbyrå. Det er Språkrådet som sørger for at innsamlingen og behandlingen er i samsvar med gjeldende personvernlovgiving.
For å vurdere dokumentasjonen, gjennomføre intervjuer og kontakte referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Alle stillingssøknader blir journalført i Språkrådets postjournal og lagres i virksomhetens arkiv.
Alle har rett til informasjon om hvordan virksomheten behandler personopplysninger. Ved spørsmål om personvern vil Språkrådet som et utgangspunkt henvise til informasjonen som er gitt i denne erklæringen.
Du har rett til innsyn i alle opplysninger vi behandler om deg. Du har også krav på å få rettet eller supplert opplysninger som er feilaktige eller misvisende. I enkelte tilfeller har du også rett til å få opplysninger om deg slettet. I noen situasjoner kan du be om at Språkrådet begrenser behandlingen av personopplysninger om deg.
Dersom Språkrådet behandler opplysninger om deg på grunnlag av samtykke eller en avtale, kan du be om å få overført dine personopplysninger til deg selv eller en annen behandlingsansvarlig.
Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en melding til virksomhetens personvernombud på e-post: personvern@sprakradet.no. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Språkrådets behandling av personopplysninger kan påklages. Språkrådet, ved direktøren, har det overordnede ansvaret for at virksomhetens behandling av personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernregulering. Avdelingsdirektørene har det daglige ansvaret for at kravene til personvern etterleves innenfor sine respektive ansvarsområder.