SøkSkriveråd for ulike teksttypar
Her finn du råd om korleis ein kan skrive gode brev, nettekstar, rapportar, skjema og digitale tenester, stillingslysingar og høyringssvar.
Her finn du råd om korleis ein kan skrive gode brev, nettekstar, rapportar, skjema og digitale tenester, stillingslysingar og høyringssvar.
Same kva slags tekst du skriv, løner det seg å følgje dei generelle skriveråda. På nettsidene til Språkrådet finn du skrivereglar, skriveråd og grammatikk. Hugs òg å slå opp i ordboka.
Ha bodskapen klart for deg, elles blir innhaldet garantert uklart for mottakaren. Kva er formålet med brevet? Kven er mottakaren, og kva er stoda? Set deg sjølv i mottakarens stad, og skriv venleg, tydeleg og sakleg nøytralt. Mottakaren skal ikkje vere i tvil om kva som er venta av han eller ho. Først når du har dette klart for deg, kan du byrje å konsentrere deg om oppsett, innhald og språk.
Eit godt oppsett gjer at mottakaren raskt kan orientere seg i brevet.
Gje brevet ei informativ og dekkjande hovudoverskrift slik at mottakaren straks forstår formålet med brevet.
Om brevet er langt, er det lurt å innleie med eit kort samandrag der du fortel kvifor brevet er sendt, kva som eventuelt er vedteke (dersom det er eit vedtaksbrev), og kva mottakaren eventuelt skal eller kan gjere. Seinare kan du argumentere, grunngje og skrive meir utfyllande om sakstilhøvet.
Lag ein tydeleg struktur, og del brevet inn i avsnitt. Set avsnitta etter kvarandre i ei logisk rekkjefølgje. Om brevet er langt, bør du bruke mellomoverskrifter. Helst bør mellomoverskriftene åleine samanfatte hovudinnhaldet i brevet.
Skal du informere om rettar, kan det løne seg å bruke spørsmål-og-svar-oppsett. Ikkje ver redd for å nytte imperativformer og personlege pronomen. Dei gjer det lettare å få fram kven som skal gjere kva.
Kva plikter har du som trygdemottakar?
Bruk helst berre éin skrifttype og éin skriftstorleik, og ver konsekvent når du siterer eller uthevar noko. Ikkje bruk både kursiv og halvfeit skrift. Overskrifter bør setjast med halvfeit skrift utan punktum eller kolon til slutt. Korte sitat bør setjast i hermeteikn, medan lange kan setjast i kursiv.
Kom raskt til saka. Skriv det viktigaste først. Få med alt mottakaren treng å vite, og stryk resten.
Skriv ein klar konklusjon, til dømes om søknaden er innvilga eller avslått (dersom brevet er svar på ein søknad). Konklusjonen kan gjerne stå først i brevet, anten i eit samandrag eller åleine.
Nokre gonger må vi ha med opplysningar som ikkje er like viktige for alle mottakarar. Det kan vere informasjon om klagerettar eller om aktuelle lovføresegner. Slikt bør stå heilt til slutt. Det bør gå klart fram kvar mottakaren kan finne meir informasjon eller få hjelp.
Eit brev må sjølvsagt også ha korrekt språk. Pass på teiknsetjinga – eit teikn frå eller til kan endre meininga i teksten. Ikkje stol på stavekontrollen, men les korrektur sjølv eller be ein kollega om å gjere det. På nettsidene til Språkrådet kan du slå opp i Bokmålsordboka og Nynorskordboka. Gjer det til ein vane!
Hugs at det ikkje er nok at språket er korrekt. Språket må også vere klart. Då hindrar du mistydingar.
Del opp lange setningar. Server informasjonen i passande porsjonar. Bindeord som derfor, altså, dessutan, fordi, dermed og slik hjelper lesaren med å følgje logikken i teksten.
Bytt ut substantivtunge setninger med verbfraser
foreta en vurdering ➔ vurdere
innen tre uker fra mottakelsen av dette brev ➔ innen tre uker etter at du fikk dette brevet
Bytt ut passive setninger med aktive
Det vises til … ➔ Jeg/vi viser til …
Fra bestemmelsen gjengis følgende: … ➔ Fra bestemmelsen gjengir vi følgende: …
Et konkret eksempel:
Nærværende tilfelle omfattes av omtalte unntak, slik at det heller ikke skal betales dokumentavgift i forbindelse med tinglysingen av omtalte skjøte. ➔ Unntaket gjelder for dette tilfellet. Derfor skal du ikke betale dokumentavgift for tinglysingen av det nevnte skjøtet.
Forklar vanskelege ord og viktige faguttrykk. Eventuelt kan du vise til ei ordliste. Prøv å unngå gammalmodige og omstendelege ord og uttrykk. Unngå òg vage uttrykk som i forhold til (med mindre du faktisk meiner å samanlikne) og knytt opp mot og moteord som fokus.
på det nåværende tidspunkt = nå
i inneværende år = i år
dette medfører ikke riktighet = dette er feil, dette stemmer ikke
Tenk gjerne klarspråk i interne dokument òg, sidan språket i interne tekstar fort kan setje preg på tekstar som skal ut til eit større publikum.
Bruk tid på å lage gode brevmalar. Det løner seg på lang sikt.
Lesarar på nettet er først og fremst ute etter informasjon. Finn dei ikkje det dei treng, med éin gong, forlèt dei nettstaden.
I nettekstar er det difor særleg viktig å
Stikkordet er stikkord. Folk ventar at nettekstar er lettare å skumme enn trykte tekstar. Nøkkelinformasjonen må derfor liggje opp i dagen. Når du skriv for nettet, bør du organisere teksten kring klare nøkkelord eller overskrifter og stykkje opp teksten i lettfordøyelege porsjonar.
Hugs å følgje dei generelle skriveråda.
Når du skriv rapportar, skal du presentere dei dataa som kastar mest lys over problemstillinga og leggje fram tydelege råd og eventuelle konklusjonar. Dersom du vil hindre at rapporten hamnar i ein skuff, bør du dessutan leggje vinn på å lage eit godt samandrag og kanskje til og med freiste å vekkje leselyst.
Nokre statsorgan har definert eigne skriveråd for sjangeren rapportar. Her er skriveråda til Helseøkonomiforvaltninga (HELFO):
Frå undersøkingar veit vi at mange ikkje likar å fylle ut skjema. Dei hoppar gjerne over grafikk og tekst og går rett til dei felta dei skal fylle ut. Difor må tekstane i dei felta som skal fyllast ut, må vera mest mogleg sjølvforklarande. Det er viktig at folk forstår kva dei skal gjera, slik at styresmaktene får dei rette opplysningane.
Hugs at skjema frå sentrale statsorgan skal finnast i to versjonar: nynorsk og bokmål.
I dag er dei fleste papirskjema avløyste av digitale sjølvbeteningsløysingar.
Digitale sjølvbeteningsløysingar må lagast slik at innbyggjarane forstår korleis dei skal brukast. Difor er klart språk avgjerande. KS har sett opp nokre prinsipp for digitale løysingar som gir godt og lesarvenleg språk, same kva designsystem du brukar.
Les meir om språk i digitale tenester.
Sjå rettleiaren til KS.
Ein fyldigare versjon av teksten nedanfor finn du i brosjyren Råd om språk i statlige stillingsutlysninger (pdf).
Hovudoverskrifta er blikkfanget i ei stillingsutlysing.
Overskrifta kan innehalde stillingstittelen:
Rådgjevar i …
Hovudoverskrifta kan òg vere ei heil setning:
Vi søkjer ein rådgjevar i …
Det er òg mogleg å stille eit spørsmål:
Vil du ha ny jobb i …? Vil du vere med og utvikle offentleg sektor?
Presentasjonen av den verksemda som lyser ut stillinga, bør vere kort. Tilleggsinformasjon kan søkjarane finne på nettet. Legg gjerne vekt på å skildre den rolla verksemda speler i samfunnet, og forklar korleis søkjaren kan vere eit tilskot til verksemda. Her eller nedanfor (punkt 3 eller 4) bør det stå kvar i organisasjonen stillinga er plassert, kva avdelinga eller seksjonen arbeider med, og kor mange som er tilsette der.
Skriv kva slags stilling det gjeld: fast stilling, engasjement, vikariat eller åremål. Skriv når stillinga blir ledig: så snart som mogleg eller frå ein særskild dato. Få med stillingskode og lønsramme.
Skriv kva for oppgåver og ansvarsområde som høyrer til stillinga. Ver så konkret som mogleg. Bruk gjerne punktliste.
Ikkje bruk runde og floskelprega formuleringar av dette slaget:
Ønskjer du å bidra til at offentlege tenester blir leverte med aukande grad av presisjon og kvalitet?
Nemn gjerne trekk ved stillinga eller organisasjonen som kan vere spesielt attraktive for dei gode søkjarane.
Skriv kva slags kvalifikasjonar søkjaren må ha, og kva som eventuelt kan telje i staden for manglande kvalifikasjonar.
Skriv gjerne kva slags kvalifikasjonar som kjem vel med sjølv om dei ikkje er sette som krav. Skil tydeleg mellom krav («søkjarane må ha/kunne») og ønske («bør ha/kunne»).
Krava og ønska kan setjast opp i ei punktliste.
Ver konkret og direkte. Skriv heller «du må ha høgare utdanning» enn «det krevst høgare utdanning».
Personlege eigenskapar kan nemnast etter dei formelle krava, eller dei kan knytast til punktet om arbeidsoppgåver og ansvar.
Hopp gjerne over det sjølvsagde og sky klisjear, her som elles.
Her bør du få fram det som skil denne verksemda frå andre som konkurrerer om dei same søkjarane. Men ikkje overdriv. Du treng ikkje framheve slikt som er felles for dei fleste verksemder, som til dømes «vi er opptekne av kompetanse og kvalitet».
Under dette punktet er det òg naturleg å fortelje om arbeidsmiljø og pensjonsordningar. Bruk gjerne punktliste.
Ver heller konkret enn å love «unike moglegheiter i ein ansvarsfull og utfordrande jobb».
Her kan du ta med opplysningar om til dømes arbeidstid og reising.
Skriv heller «du må rekne med å reise ein del» enn «ein del reiseverksemd må påreknast».
Her bør du ta med standardformuleringar om at staten legg vekt på mangfald, og at arbeidsgjevaren er ei IA-verksemd (IA: inkluderande arbeidsliv).
Opplys om søknadsfristen (gjerne med feit skrift) og adressa, og fortel korleis søknaden skal sendast: elektronisk eller i papirform. Skriv kva slags dokumentasjon som skal leggjast ved søknaden.
Vend deg direkte til søkjaren. Skriv heller «send søknaden» enn «søknad [skal] sendast».
Fortel kvar eller hjå kven søkjarane kan få vite meir om stillinga.
Vend deg direkte til søkjaren. Skriv heller «fleire opplysningar kan du få hjå NN» enn «for meir informasjon kan NN kontaktast».
Offentlige organer skriver mange høringssvar. Her er noen råd som kan lette skrivearbeidet.
Husk at den aktuelle leseren (f.eks. et departement eller direktorat) skal gjennomgå en hel haug med høringssvar. Gjør det enkelt for leseren å få med seg hovedpunktene i høringssvaret. Jo kortere og mer presist du formulerer deg, jo større er muligheten for å få gjennomslag.
Les høringsbrevet nøye.
Kan forslaget som er på høring, på noen måte berøre andre fagfelt enn ditt eget? Bør andre personer eller seksjoner på din arbeidsplass trekkes inn i skrivearbeidet?
Identifiser leserne og målgruppa ellers før du begynner, og se dem for deg hele tida. Skriv for leserne, ikke for deg selv, kollegene dine eller sjefen.
I denne sammenhengen kan leserne være f.eks. saksbehandlere i et departement eller et direktorat.
Sannsynligvis ganske mye. De som har sendt noe til høring, vet og kan mye om emnet fra før. Det er ikke nødvendig å fortelle dem om ting de har greie på.
Sannsynligvis ganske lite. De trenger å bli opplyst om sider ved saken som de ikke har tenkt på eller lagt for liten vekt på.
Tenk nøye over hva som er nødvendig å ta med av informasjon i høringssvaret. Du trenger ikke å legge ut om fakta og forskning som leserne kjenner til. Du trenger heller ikke å greie ut om det som er allment kjent.
Eksempel: Hvis mottakeren er Utdanningsdirektoratet, trenger du ikke å fortelle hvor mange skoler det er i Norge.
Ikke trekk inn momenter som ligger utenfor temaet. Faller du for fristelsen til å ta med mye tilleggsstoff, kan hovedpoenget drukne.
Vær saklig og nøktern. Ikke bruk argumenter og virkemidler som hører hjemme i andre sjangre, f.eks. debattinnlegg. Selv om du brenner for noe, og selv om du har mye på hjertet: Spar hjertesakene til en annen sammenheng.
Det er ikke leserens oppgave å trekke konklusjonene, det er skribentens.
Gjør det derfor tydelig hva din virksomhet mener og foreslår. Formuler konkrete forslag, gjerne først i avsnittet, og kom deretter med begrunnelse/utdyping.
Hvis dere har flere forslag: Sørg for mest mulig like eller lett sammenlignbare formuleringer.
Språk og struktur henger sammen. Husk at ryddig og oversiktlig struktur er like viktig som klart og godt språk. Det er vanskelig å orientere seg i lange høringssvar med sammenhengende brødtekst.
Skriv en innledning der du avgrenser emnet og opplyser hvilke deler av dokumentet/planen/lovforslaget din virksomhet uttaler seg om.
Skriv deretter et kort sammendrag, slik at det tidlig kommer fram hva din virksomhet støtter og ikke støtter, og hva dere ellers har merknader til og/eller forslag om. Det gir bedre oversikt og letter lesingen. Utdypingen kan komme senere i teksten.
Del teksten inn i bolker etter tema. Lag informative mellomoverskrifter til bolkene. Pass på at det er samsvar mellom tekst og mellomoverskrift. Hvis høringssvaret gjelder et lovforslag, kan mellomoverskriftene speile overskriftene i de paragrafene du skriver merknader til.
Lag gjerne arbeidsoverskrifter til hvert avsnitt. Det kan hjelpe deg med å sortere tankene og strukturere teksten. Du kan slette dem etterpå.
Bruk gjerne punktlister i skriveprosessen. Da blir det mindre å rydde opp i til slutt. Hvis du velger å bruke punktlister i den ferdige teksten: Husk å følge reglene for punktlister.
Unngå ordrikt og omstendelig språk. Tørre, knappe og saklig formulerte høringssvar (som ikke legger ekstra arbeid på leserne) gir større mulighet for gjennomslag.
Unngå overpresiseringer, språklige forsterkere og følelsesladede ord. Hvis det framgår av teksten at noe er svært viktig eller svært ille, trenger du ikke tillegg å fortelle det med ord. («Show, not tell.»)
Hvis du har beskrevet en situasjon som enhver opplyst leser forstår er alvorlig, er det unødvendig å presisere at den er (svært) alvorlig. Hvis du har påpekt at det er behov for noe, er det unødvendig å skrive at behovet er «konkret og reelt» eller «høyst reelt».
Ikke bruk flere ulike betegnelser på samme sak (eksempel: organisasjoner, virksomheter, organer, aktører).
Ikke bruk flere ord enn det som trengs for å beskrive et faktum eller presentere et forslag. Ikke bruk lange ord hvis korte duger.
Ikke skriv det samme flere ganger på litt forskjellige måter. Se igjennom teksten og luk ut gjentakelser før du sender den fra deg. Be gjerne en kollega om hjelp.
Pass på at avsnitt og setninger henger godt sammen, slik at leserne klarer å følge resonnementet ditt.
Sørg for klare referanser. Hvis du skriver dette/denne/disse, må det komme klart fram i teksten hva eller hvem du refererer til.
Bruk helst enkle og greie verbfraser i stedet for lange fraser med abstrakte substantiv.
Skriv helst ikke slik:
Utdanningssektoren er ein av dei arenaene der X møter flest utfordringar. Mange av desse utfordringane knyter seg til for låg kjennskap til X.
Skriv heller slik:
Utdanningssektoren er ein av dei arenaene der X møter flest utfordringar, mest fordi mange i utdanningssektoren har for lite kunnskap om X.
Bruk samme betegnelse på samme lov/forskrift gjennom hele teksten.
Skill tydelig mellom henvisninger til et lovforslag og henvisninger til gjeldende lov:
Bruk gjerne lenker til aktuelle paragrafer i Lovdata.
Det er lett på se seg blind på egne tekster. Be gjerne en kollega om å lese igjennom teksten før du sender den fra deg. Kollegaen din vil ganske sikkert kunne påpeke ting som du selv ikke har sett.
Lykke til med høringssvaret!
Preposisjonen innan er tvitydig. Brukt om tid kan innan nemleg tyde både ‘i løpet av’ og ‘før’. Skal søknaden leverast seinast 1. november eller i løpet av 31. oktober? Vi slepp heile problemet om vi skriv om til Søknadsfristen er 1. november eller Søknadsfristen er 31. oktober.