Hvordan skal man begynne et brev som man vil sende til for eksempel alle kunder som et firma har i Vestfold fylke?
Det enkleste og beste er å innlede med for eksempel «Til alle våre kunder i Vestfold» (uten anførselstegn) i adressefeltet − altså med vanlig bruk av store og små forbokstaver, uten kursiv eller annen utheving og uten noe punktum til slutt (siden dette jo er en slags overskrift).
Et brev som dette minner på mange måter om et rundskriv, og dermed kan man se bort fra alt som gjelder adresser og plassering av adresser i adressefelt o.l. (mottakernes navn og adresse blir vel klebet utenpå konvolutten hvis brevet skal sendes med vanlig post).
De retningslinjene for utferdigelse av skriftlige dokumenter som tidligere ble fulgt i staten, omtalte også rundskriv. I et eksempel på et rundskriv i disse retningslinjene står det «Til statsinstitusjonene» med 12 pkt. Times i adressefeltet.
Når det gjelder vanlige forretningsbrev og oppstilling av slike brev, gjelder fremdeles Norsk Standard NS 4129 «Kontordokumenter og blanketter. Utforming». En litt forenklet veiledning finnes i Finn-Erik Vinje: Skriveregler (Oslo 2009).
Stemmer det at man må skrive enten «Med hilsen» eller «Vennlig hilsen», og at «Med vennlig hilsen» er feil? Og hva med flertall? Jeg ser at noen skriver «Med vennlige hilsener».
Rent grammatisk er det helt i orden å skrive «Med vennlig hilsen». Flertall bruker vi normalt ikke i selve hilsenen.
Mange har lært at det eneste riktige er å velge enten «Med hilsen» eller «Vennlig hilsen», ikke noe annet. Den som vil være helt trygg og ikke risikere kritikk fra noen, kan gjerne følge denne skikken.
Kanskje bør man ikke være så redd for å sløyfe «vennlig». Det kan lett gå inflasjon i overflatisk vennlighet. I statstjenesten er «Med hilsen» oftest godt nok, og i f.eks. vedtak er det ikke alltid noen hilsen i det hele tatt. Her kan man følge tradisjonen der man arbeider, om ikke noe annet er vedtatt.
«Med vennlige hilsener» er et uttrykk vi helst finner i tvilsomme oversettelser. Flere hilsener fra én til én er ikke vanlig på norsk. Dersom man skal hilse fra flere, er det ikke galt med flertall, men det er heller ikke nødvendig.
Eit par tilleggsmoment til slutt:
Forkortelsen «Mvh.» er neppe vennligere enn bare «Hilsen». Skal man først være ekstra vennlig, kan man koste på seg å skrive ordene fullt ut.
Merk at det ikke skal settes komma mellom «hilsen» og navnet!
Les mer om hilsener i e-post på denne siden.
Stemmer det at stillingstitlar og yrkestitlar alltid skal skrivast med liten forbokstav?
Ja, på norsk skal slike titlar ha liten forbokstav.
Såleis heiter det ikkje berre «direktør Hanna Olsen», «professor Bjerke», «cand.scient. Halvorsen», «pastor Johnsrud» osv., men òg «kong Harald» og «stortingspresident Andersen».
Denne regelen gjeld dessutan når tittelen står under namnet på visittkort, ved brevunderskrifter og liknande, til dømes slik:
Hanna Olsen
direktør
(Regelen om stor forbokstav i nytt avsnitt slår ikkje inn her, for det er tale om eit framhald, ei tilleggsopplysning.)
Når ein innleier eit brev med eit Hei eller God dag som står åleine på lina (eller berre med namn etter), skal ein då nytta komma, punktum, utropsteikn eller ingenting? Og kva skal stå etter Kjære?
Når helsingar som Hei, Hallo og God dag står åleine på lina, skal det ikkje setjast komma eller punktum etter. Står det eit namn etter helsingsordet, skal det setjast komma føre namnet (ikkje etter). Utropsteikn til slutt er valfritt.
Litt andre reglar gjeld for Kjære, sjå andre bolken nedanfor.
Alt som står nedanfor, gjeld òg e-post. Men i korte meldingar der ein ikkje har nytt avsnitt etter helsinga, må ein setja punktum etter dersom ein ikkje vel utropsteikn.
Reglane gjeld sjølvsagt bokmål så vel som nynorsk.
Alternativa er altså:
Hei
Hei!
Hei, Anna
Hei, Anna!
Den same regelen gjeld for alt frå Hallo til God dag. (Men etter Gratulerer må ein nesten ha med utropsteiknet!)
Regelen gjeld òg om ein tek med etternamnet, men mange tykkjer at det er rart å kombinera det uformelle Hei med etternamn, og at Hei gjer seg best mellom vener og kjende. Ein kan difor gjerne bruka God dag, NN og Gode NN oftare når ein skriv til nokon ein ikkje kjenner godt, og ein kan reservera utropsteiknet for spesielle høve.
Hei er ein interjeksjon, eit utropsord, så etter gamle reglar skal det stå utropsteikn etter. Men det har gått inflasjon i helsinga, så utropsteikn kan av og til verka overdrive. Den som skriv, må få velja i samsvar med situasjon, mottakar og sinnsstemning. Utropsteikn er nok vanlegast når ordet står åleine.
Kjære er ikkje ein interjeksjon, så her har utropsteiknet aldri vore obligatorisk. Det er valfritt, som ein humørmarkør. Kjære står dessutan direkte til namnet (til den «kjære» personen), og difor skal det ikkje vera komma etter ordet.
Kjære Anna
Kjære Anna Etternamn
Kjære Anna!
(Kjære Anna Etternamn!)
Same regelen gjeld for Gode.
Merk at fyrste lina i neste avsnitt alltid skal innleiast med stor forbokstav:
Kjære Anna / Hei, Anna!
Her har det regna to veker i strekk!
Søk