Språkprofil
En språkprofil inneholder virksomhetens retningslinjer for god og effektiv kommunikasjon med andre.
En språkprofil inneholder virksomhetens retningslinjer for god og effektiv kommunikasjon med andre.
Formålet med en språkprofil er å hjelpe medarbeidere og ledere med å lage brukervennlige tekster og tjenester. Språkprofilen bidrar til å styrke språkkompetansen og øke bevisstheten om virksomhetens skrivekultur.
En språkprofil må være tilpasset virksomheten. Hvis de som skal bruke den, kan kjenne igjen tekster fra sin egen arbeidshverdag, vil rådene oppleves mer relevante. En språkprofil gjelder vanligvis for hele virksomheten, og det er ofte kommunikasjonsavdelingen som lager og vedlikeholder den. Språkprofiler vedtas ofte av ledergruppa eller direktøren.
En nullpunktsanalyse – for eksempel en brukerundersøkelse, en undersøkelse av konkrete tekster eller en holdningsundersøkelse – kan være et godt utgangspunkt for en språkprofil.
Noen henter inn bistand fra eksterne språkkonsulenter for å gå gjennom og analysere virksomhetens språkbruk. Språkkonsulenter kan gi verdifulle innspill til arbeidet. Det kan være nyttig å få et blikk utenfra på virksomhetens interne utfordringer.
En språkprofil kan struktureres på flere måter og inneholde ulike retningslinjer.
Mange språkprofiler er korte og konsise. Som et minimum bør en språkprofil gi hjelp til
Språkprofiler inneholder ofte illustrerende før- og ettereksempler fra virksomhetens egne tekster. Her kan dere bruke eksempler fra en eventuell nullpunktsmåling. Hvis leseren kan kjenne igjen tekster fra sin egen arbeidshverdag, vil rådene oppleves mer relevante.
I tillegg til råd om målgruppetenkning, klarspråk, grammatikk og struktur kan en mer omfattende språkprofil inneholde råd om
Mange lager en kortversjon av språkprofilen som oppsummerer for eksempel de ti viktigste klarspråksrådene. Slike sjekklister eller plakater kan henges på kontorveggen eller trykkes på en musematte. Slik kan de minne medarbeiderne om språkprofilen i arbeidshverdagen.
«Klarspråk? Klart vi kan!» var slagordet for Utlendingsdirektoratets (UDI) store språksatsing som startet opp i 2009.
Gjennom prosjektet ønsket UDI å få alle ansatte til å tenke på hvem de skriver for og bruke et språk som mottakerne forstår. Ved å bruke et enkelt, tydelig og korrekt språk håpet UDI at deres brukere skulle bli de best opplyste og mest fornøyde brukerne av offentlige tjenester i Norge.
Sjøfartsdirektoratet utarbeidet språkprofilen i samarbeid med et konsulentfirma, som gikk igjennom et utvalg av utgående brev. Firmaet kom med forslag om hvordan brev og andre tekster kunne gjøres bedre, tydeligere og mer tilgjengelige for leseren.
En arbeidsgruppe utarbeidet språkprofilen videre i tett samarbeid med språkkonsulenten. De la blant annet vekt på å bruke mange eksempler i profilen for å gjøre den til et lett og tilgjengelig verktøy.
Da Tinglysingsdivisjonen ved Statens kartverk skulle lage språkprofil, tok de utgangspunkt i andre profiler. Deretter ble språkprofilen tilpasset Tinglysingens spesielle behov.
I tillegg til hoveddokumentet ble det laget en kortversjon, som saksbehandlere og jurister kan ha lett tilgjengelig på skrivebordet.
Les Tinglysingsdivisjonens språkprofil her.
Les kortversjonen her.