Hopp til hovedinnhold

Vi har nye nettsider, og nokre av dei er framleis under arbeid. Ser du feil eller manglar? Ta kontakt med nettredaktøren.

Organiser arbeidet


Her får du råd om hvordan du kan komme raskt i gang med klarspråksarbeidet og organisere det effektivt.


Rådene våre baserer seg på erfaringene fra flere hundre statlige og kommunale virksomheter har drevet klarspråksarbeid gjennom mange år.

Vi anbefaler disse tre måtene å organisere klarspråksarbeidet på:

Pilotprosjekt

Et pilotprosjekt, også kalt et førprosjekt, er et klarspråksprosjekt i mindre skala. Prosjektet kan avgrenses til en viss type tekster, for eksempel alle virksomhetens brev, eller alle tekster (informasjonstekster, vedtak, brev osv.) som er knyttet til en ytelse, et område eller en tjeneste.

Den som skal lede et pilotprosjekt, trenger
  • en ledelse som engasjerer seg
  • en prosjektplan med definerte mål for arbeidet
  • et budsjett
  • nok tid til å gjøre arbeidet
  • en liste med tiltak for å nå målene
  • en plan for å brukerteste tekstene og måle effekten av arbeidet

Den som skal lede pilotprosjektet, bør også få utført en nullpunktsanalyse, dvs. en kartlegging av situasjonen her og nå før prosjektet settes i gang.

Vi anbefaler pilotprosjekt hvis virksomheten har
  • lite erfaring med klarspråksarbeid
  • engasjerte medarbeidere som vil raskt i gang med arbeidet
  • begrenset budsjett til klarspråksarbeid
  • ett «problemområde» som peker seg ut
  • planer om å sette i gang en større klarspråksatsing, uten at det er klart hvordan arbeidet skal organiseres, drives eller ledes
Vær klar over disse utfordringene når dere setter i gang et pilotprosjekt:
  • Skal et pilotprosjekt få varig virkning, må det følges opp med langvarig og systematisk arbeid.
  • Et pilotprosjekt, som er begrenset i tid og omfang, kan løse et konkret, avgrenset problem, men det fører ikke til varig endring av skrivekultur og holdninger.

Eksempel: Færre henvendelser og mer fornøyde innbyggere i Fredrikstad og Sarpsborg

Fredrikstad og Sarpsborg kommunene deltok i KS sitt pilotprosjekt for klart språk i kommunesektoren i 2014 og 2015. De jobbet med ulike tekster fra oppvekstseksjonene i begge kommunene.

Resultatene fra prosjektet viser at mottakerne var vesentlig mer fornøyde med de forbedrede versjonene av tekstene. Det viser også at antall henvendelser til servicetorgene umiddelbart gikk drastisk ned. De ansatte bruker nå mindre tid på å forklare innholdet i akkurat disse tekstene og ser at språkarbeid har gode gevinster.

Klarspråksprosjekt

Et klarspråksprosjekt er et systematisk arbeid over en viss tid. Målet er å forbedre tekster og å skape en varig endring av skrivekultur og holdninger.

I et klarspråksprosjekt må dette på plass:
  • en prosjektleder som har fått satt av en stor del av stillingen sin til dette arbeidet
  • ledere som engasjerer seg
  • en prosjektplan med definerte mål
  • et budsjett
  • en tverrfaglig prosjektgruppe med deltakere fra flere deler av virksomheten som har satt av nok tid til arbeidet
  • en liste med flere ulike tiltak for å nå målene
  • en tidsplan med oversikt over milepæler
  • en kartlegging av situasjonen før prosjektet settes i gang (nullpunktsanalyse)
  • en metode for å brukerteste tekster
  • en plan for å evaluere arbeidet og måle effektene av prosjektet
  • en plan for å videreføre klarspråksarbeidet i virksomheten etter at prosjektet er avsluttet

Vi anbefaler klarspråksprosjekt når virksomheten har
  • konkrete klarspråksmål
  • mange tekster som bør forbedres
  • misfornøyde brukere
  • behov for å forbedre skrivekultur og holdninger
  • erfaringer fra klarspråksarbeid i mindre skala eller fra et pilotprosjekt
Vær klar over disse utfordringene når dere etablerer et klarspråksprosjekt:

Når et klarspråksprosjekt er avsluttet, er det viktig å legge en plan for hvordan prosjektet skal følges opp, og hvem som skal ha ansvaret for det.

Husk å gjennomføre gode nullpunktsanalyser og underveis- og sluttmålinger for å dokumentere verdien av arbeidet.

Klarspråksarbeidet som en integrert del av alt utviklings- og omstillingsarbeid

Hvis klarspråksarbeidet blir knyttet til virksomhetens utviklings- og omstillingsarbeid, blir det en naturlig del av digitaliseringsprosesser, oppfølging av lov- og forskriftsendringer, utvikling av nye tjenester og sammenslåingsprosesser og andre typer omstillinger.

Hvis klarspråksarbeidet skal inngå i utviklings- og omstillingsarbeidet, må det komme fram i virksomhetens
  • strategidokumenter
  • mål- og rapporteringsrutiner
  • veiledningsmateriell (for eksempel språkprofil)
  • kompetanseutvikling
  • perspektiver på helhetlig tjenesteutvikling
  • utviklingsprosjekter, for eksempel lov- eller forskriftsendring, tjenesteutvikling og digitalisering

Vi anbefaler å innlemme klarspråk i virksomhetens utviklings- og omstillingsarbeid så snart virksomheten har skaffet seg grunnleggende klarspråkserfaring og klarspråkskompetanse gjennom et pilotprosjekt eller klarspråksprosjekt.

Eksempel: Som gjedda i sivet

Nav beskrev sin klarspråksstrategi som en «gjedda i sivet»-strategi. Gjedda ligger stille i sivet og venter på at et bytte skal svømme forbi. Da glefser den til.

Overført til Nav: Store fagsystemer gjør det komplisert å endre tekster. Men når det kommer en lov- eller forskriftsendring, må mange tekster endres likevel. Anledningen byr seg, «byttet» svømmer forbi. Da står de klarspråksansvarlige parat og får bidratt til at de endrede tekstene får et klart og forståelig språk.

En naturlig del av driften

For Lånekassen er klarspråk blitt en naturlig del av driften, og klarspråk er avgjørende for å kunne betjene over en million kunder på en god måte. Og kundene er stadig mer fornøyde. Dette kommer fram både i egne brukerundersøkelser og i Difi sine innbyggerundersøkelser.

Når dere skal bestemme hvordan arbeidet bør legges opp, må dere vurdere
  • hvilke språklige utfordringer virksomheten har
  • hva slags ledelse virksomheten har
  • hvor mye tid og ressurser virksomheten har til rådighet
  • hva slags kompetanse som finnes i virksomheten
  • hvilke andre faktorer som kan virke inn på arbeidet, for eksempel IT-infrastruktur, digitaliserings- og omstillingsprosesser, lover og forskrifter, politikk og medieoppmerksomhet

Eksempel:

Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune brukte tekstarbeid som opplæring og motivasjon. Se hvordan de fikk gode resultater ved å kombinere nullpunktsanalyse, tekstarbeid og brukertesting. Presentasjonen ble holdt på frokostseminaret «Kom i gang med klarspråk» (august 2015). Etaten vant senere klarspråksprisen for dette arbeidet. Se opptak fra frokostseminaret her.

Eksempel: Hvordan lykkes med klarspråksarbeid?

Den australske språkforskeren Neil James har gjennom 20 år fulgt 75 offentlige virksomheter som har gjennomført klarspråksprosjekter. Han nevner de tre viktigste forutsetningene for å lykkes:

  • lederforankring
  • opplæring i klarspråk
  • oppdatering av systemer og maler

Fant du det du lette etter?