Organiser arbeidet
Her får du råd om hvordan du kan komme raskt i gang med klarspråksarbeidet og organisere det effektivt.
Her får du råd om hvordan du kan komme raskt i gang med klarspråksarbeidet og organisere det effektivt.
Rådene våre baserer seg på erfaringene fra flere hundre statlige og kommunale virksomheter har drevet klarspråksarbeid gjennom mange år.
Et pilotprosjekt, også kalt et førprosjekt, er et klarspråksprosjekt i mindre skala. Prosjektet kan avgrenses til en viss type tekster, for eksempel alle virksomhetens brev, eller alle tekster (informasjonstekster, vedtak, brev osv.) som er knyttet til en ytelse, et område eller en tjeneste.
Den som skal lede pilotprosjektet, bør også få utført en nullpunktsanalyse, dvs. en kartlegging av situasjonen her og nå før prosjektet settes i gang.
Fredrikstad og Sarpsborg kommunene deltok i KS sitt pilotprosjekt for klart språk i kommunesektoren i 2014 og 2015. De jobbet med ulike tekster fra oppvekstseksjonene i begge kommunene.
Resultatene fra prosjektet viser at mottakerne var vesentlig mer fornøyde med de forbedrede versjonene av tekstene. Det viser også at antall henvendelser til servicetorgene umiddelbart gikk drastisk ned. De ansatte bruker nå mindre tid på å forklare innholdet i akkurat disse tekstene og ser at språkarbeid har gode gevinster.
Et klarspråksprosjekt er et systematisk arbeid over en viss tid. Målet er å forbedre tekster og å skape en varig endring av skrivekultur og holdninger.
en plan for å videreføre klarspråksarbeidet i virksomheten etter at prosjektet er avsluttet
Når et klarspråksprosjekt er avsluttet, er det viktig å legge en plan for hvordan prosjektet skal følges opp, og hvem som skal ha ansvaret for det.
Husk å gjennomføre gode nullpunktsanalyser og underveis- og sluttmålinger for å dokumentere verdien av arbeidet.
Hvis klarspråksarbeidet blir knyttet til virksomhetens utviklings- og omstillingsarbeid, blir det en naturlig del av digitaliseringsprosesser, oppfølging av lov- og forskriftsendringer, utvikling av nye tjenester og sammenslåingsprosesser og andre typer omstillinger.
Vi anbefaler å innlemme klarspråk i virksomhetens utviklings- og omstillingsarbeid så snart virksomheten har skaffet seg grunnleggende klarspråkserfaring og klarspråkskompetanse gjennom et pilotprosjekt eller klarspråksprosjekt.
Nav beskrev sin klarspråksstrategi som en «gjedda i sivet»-strategi. Gjedda ligger stille i sivet og venter på at et bytte skal svømme forbi. Da glefser den til.
Overført til Nav: Store fagsystemer gjør det komplisert å endre tekster. Men når det kommer en lov- eller forskriftsendring, må mange tekster endres likevel. Anledningen byr seg, «byttet» svømmer forbi. Da står de klarspråksansvarlige parat og får bidratt til at de endrede tekstene får et klart og forståelig språk.
For Lånekassen er klarspråk blitt en naturlig del av driften, og klarspråk er avgjørende for å kunne betjene over en million kunder på en god måte. Og kundene er stadig mer fornøyde. Dette kommer fram både i egne brukerundersøkelser og i Difi sine innbyggerundersøkelser.
Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune brukte tekstarbeid som opplæring og motivasjon. Se hvordan de fikk gode resultater ved å kombinere nullpunktsanalyse, tekstarbeid og brukertesting. Presentasjonen ble holdt på frokostseminaret «Kom i gang med klarspråk» (august 2015). Etaten vant senere klarspråksprisen for dette arbeidet. Se opptak fra frokostseminaret her.
Den australske språkforskeren Neil James har gjennom 20 år fulgt 75 offentlige virksomheter som har gjennomført klarspråksprosjekter. Han nevner de tre viktigste forutsetningene for å lykkes: